行政专员

行政专员

岗位职责

一句话描述岗位核心责任：

Describe the core responsibilities of the position in Ｏne sentence:

1. 办公室管理与后勤支持

采购办公室用品：负责办公室日常办公用品、设备及消耗品的采购和管理，确保库存充足并控制采购成本。与供应商进行沟通、谈判，确保所采购物品质量合格、交货及时。

房间安排与设施管理：负责会议室、员工工作区等办公场所的预定和安排，确保设施的正常使用。处理设备故障、维修需求，协助安排维修工作，确保办公环境的顺畅运营。

办公室设施维护与修理能力：具备基本的设施和设备修理能力，能够处理常见的办公室设施故障（如打印机、空调、灯具等），如遇到复杂问题，协调专业维修人员解决。

行政支持与协调

会议与活动安排：负责公司内部及外部的会议、商务接待和活动的组织与协调，包括会议室的预定、会议材料的准备、活动的布置和人员的安排。

文档管理与归档：协助公司各类行政文档的整理、分类、存档与管理，确保文件的准确性、完整性和可追溯性。

员工福利与团队建设

员工福利管理：负责公司员工福利的日常管理，包括健康保险、年假、节日福利等，确保员工的各项福利待遇得到有效落实。

团建活动组织：定期组织员工团建活动、节假日庆祝活动等，提升团队凝聚力和员工的工作积极性。

员工关怀：关注员工需求，组织定期的员工反馈与满意度调查，了解员工的工作状况，帮助提升公司文化和员工体验。

新员工对接与入职支持

新员工入职协调：为新员工提供入职支持，包括安排办公桌、设备、账号等基本工作环境，帮助新员工熟悉公司文化和规章制度。

入职培训安排：协助组织新员工的入职培训，提供公司相关政策、流程、文化的介绍，并确保新员工顺利融入团队。

合规与安全管理

公司合规管理：根据法律法规要求，协助确保公司各类行政事务的合规性，如劳动合同管理、员工档案管理等。

安全与健康管理：负责办公室的安全工作，包括防火、紧急疏散、员工健康等方面的支持，确保员工的安全和健康得到保障。

行政事务管理与费用控制

行政费用管理：审核并记录行政费用报销，确保各项费用符合公司预算，并定期向上级汇报相关支出。

供应商管理：与供应商进行沟通，确保采购和服务的质量，同时控制相关成本。

1. 办公室管理

办公用品采购与管理：负责公司日常办公用品的采购、库存管理与补充，确保办公区域的日常用品充足。与供应商沟通协调，保证采购的物品质量和性价比，并按照公司预算进行采购。

办公室设备维护：确保办公设备（如打印机、复印机、空调等）正常运行，定期检查和维护。如遇到设备故障，负责协调修理或安排专业人员进行维修，确保设备使用不受影响。

2. 会议室与房间安排

会议室预定与安排：根据公司日常运营需求，负责安排会议室的使用，包括预定、会议设备准备（如投影仪、白板等）以及会议期间的茶点服务等。确保会议室环境整洁、设备齐全。

办公区域与员工工位安排：负责员工座位的安排、调整与变动，确保办公区域合理布局，提升工作效率。

3. 团建与员工活动组织

团队建设活动：根据公司需求，组织并实施各类团队建设活动，包括公司年会、节假日聚会、员工团建活动等。与相关供应商合作，确保活动顺利进行，提升员工的凝聚力和公司文化。

员工关怀活动：根据员工需求和反馈，定期组织员工福利活动，如生日会、节日庆祝、健康讲座等，增强员工对公司的归属感。

4. 新员工入职支持与对接

新员工入职协调：负责新员工的入职安排，包括办公桌、设备、账号、文件等准备工作，确保员工顺利进入工作状态。

入职培训协助：协助HR部门组织新员工入职培训，介绍公司文化、规章制度、工作流程等，帮助新员工尽快适应环境。

导师分配与跟进：为新员工分配导师，确保其顺利融入团队并在入职初期得到充分的支持。

5. 行政事务管理

文档管理与归档：负责整理、存档公司各类文档资料（如合同、会议记录、员工档案等），确保资料的准确性、保密性和完整性。根据公司需求，管理电子文档与纸质文档。

会议组织与记录：协助组织公司内外会议，确保会议前期准备工作到位（如通知、材料准备、场地布置等）。有时需要担任会议记录，整理会议纪要并及时分发。

6. 费用管理与报销

行政费用管理：审核和管理行政相关的费用报销，确保费用支出符合公司预算和财务规定。定期整理费用报告，为上级提供准确的财务数据。

供应商管理与合同执行：负责与供应商的对接，包括办公用品供应商、清洁服务公司、活动策划公司等。协商合同条款，确保服务按时、按质完成。

7. 办公室安全与合规管理

安全管理：负责监督办公室的安全工作，确保消防设施齐全、员工了解紧急疏散流程，并定期组织应急演练。

合规管理：确保公司各类行政事务遵守法律法规，处理公司内部文书、合同、协议等，保证公司合规运营。

8. 其他临时性工作

应急事件处理：处理办公环境中的突发事件（如设备故障、电力中断等），根据紧急情况协调相关人员进行解决，确保公司的正常运营不受影响。

跨部门协调：协调公司内部各部门的行政需求，确保信息流畅，并为公司提供高效的行政支持。

1. 执行性职责：行政岗位的职责通常是执行性较强，需要按照公司规章制度和流程进行工作，如采购、会议安排、员工福利等，强调细节和时效性。

2. 协调性职责：行政岗位需要与多个部门和外部供应商、服务商进行协调，确保行政事务顺利进行。例如，会议的组织、团队活动的安排、供应商的沟通等，强调沟通能力与组织能力。

3. 管理性职责：随着经验的积累，行政岗位也会涉及到一定的管理责任，如监督和管理行政费用、文件档案的归档、供应商合同的执行等。

4. 服务性职责：行政岗位在一定程度上具有服务性质，尤其是在支持公司内部员工和外部客户的日常工作中。例如，提供办公环境、安排差旅、组织团建活动等，体现了员工对公司其他成员的服务与支持作用。

语言要求：中英熟练

薪资待遇：10000人民币，转正根据工作表现和能力调整薪资。

工作地址：阿尔巴尼亚